Untuk permulaan diadaptasi dengan banyaknya transaksi dapat dengan 1 karyawan saja sudah cukup menghandle segala kebutuhan bisnis toko online. Dalam artikel ini saya sampaikan tahapan bagaimana cara menyusun sistem untuk karyawan atau team toko online.
Tahap awal yang perlu anda lakukan sebelum merekrut karyawan toko online yaitu , mengidentifikasi semua kegiatan operasional apa yang harus dikerjakan berkaitan dengan bisnis online shop anda , data ini nanti sebagai pola merancang sistem dan job deskripsi untuk karyawan anda. Dokumentasikan tahap alur kerja dengan mengetik pada excel atau word secara detail sehingga nanti kalau ingin menambah karyawan tinggal buka kembali dokumen ini.
Sebagai citra Pada umumnya aktifitas toko online terdiri dari :
- Customer Service , bertugas melayani segala pertanyaan customer dan memproses order yang masuk.
- Marketing , aktivitasnya seputar mengupload dan administrasi stock produk , memasang iklan , Mengatur diskon , Posting ke sosmed.
- Packing & Shipping , mengemas produk yang akan di kirim hingga hingga ke tangan ekspedisi.
Terus apa yang perlu di siapkan ?
Berikan Training Dasar Operasional Toko Online
Berikan Training Dasar Operasional Toko Online
- Cara Upload Produk
- Format Posting Deskirpsi , judul iklan, share Di Sosial Media , Marketplace Atau Website
- Cara order ke suplier dan memilih harga jual terutama yang Dropship
- Cara proses orderan masuk dari customer, dropshipper, atau reseller.
- Transfer dan cek mutasi Bank memakai Internet Bangking Atau Mobile Banking
- Cara Cetak Alamat , Packing Produk dan pengiriman ke kurir
- Mencatat Transaksi Penjualan Dan Membuat Laporan Penjualan
- Cara Stock Opname
- Menyimpan contact customer untuk database
Menyusun SOP ( Standard Operating Procedur )
SOP merupakan hukum khusus yang harus di laksanankan oleh karyawan biar semua kegiatan bisnis berjalan lancar dan sesuai dengan tujuan yang ingin di capai. , Contohnya :
- Sebelum produk di kirim cek kondisi produk atau sering di sebut Quality Control
- Pengiriman di packing dengan bubble dan kardus
- Berkomunikasi dengan customer gunakan bahasa sopan
- Setelah simpulan kerja, meja kerja harus dalam kondisi kembali rapi.
- Setiap tansasksi di catatan pada form khusus dan sesuai dengan tata caranya.
Karyawan harus benar-benar memahami mengenai SOP ini alasannya demi menjaga kualitas pelayanan dan kelangsungan bisnis toko online anda.
- Sebelum produk di kirim cek kondisi produk atau sering di sebut Quality Control
- Pengiriman di packing dengan bubble dan kardus
- Berkomunikasi dengan customer gunakan bahasa sopan
- Setelah simpulan kerja, meja kerja harus dalam kondisi kembali rapi.
- Setiap tansasksi di catatan pada form khusus dan sesuai dengan tata caranya.
Karyawan harus benar-benar memahami mengenai SOP ini alasannya demi menjaga kualitas pelayanan dan kelangsungan bisnis toko online anda.
Product Knowledge
Berikan pemahaman mendetail mengenai produk yang anda jual , sehingga nanti kalau ada pertanyaan dari customer karyawan anda dapat dengan gampang dan profesional menjawabnya tanpa harus bertanya terus kepada anda selaku pemilik toko online.
Tentukan Target
Agar bisnis tidak jalan di daerah maka perlu adanya sasaran , baik untuk diri kita maupun karyawan. Target juga berfungsi untuk memotivasi karyawan biar bekerja lebih terarah dan semakin giat.
Berikan pemahaman mendetail mengenai produk yang anda jual , sehingga nanti kalau ada pertanyaan dari customer karyawan anda dapat dengan gampang dan profesional menjawabnya tanpa harus bertanya terus kepada anda selaku pemilik toko online.
Tentukan Target
Agar bisnis tidak jalan di daerah maka perlu adanya sasaran , baik untuk diri kita maupun karyawan. Target juga berfungsi untuk memotivasi karyawan biar bekerja lebih terarah dan semakin giat.
Buat List Tugas Rutin
Untuk Pekerjaan yang berulang menyerupai mengupdate stock produk , memilih diskon, posting di sosmed maka buat jadwal kiprah kerja harian sehingga tidak perlu menunjukkan perintah tiap harinya. Dan kalau perlu , buat juga daftar jadwal kiprah secara mingguan .
Menentukan Gaji dan SDM yang dibutuhkan.
Pertanyaan yang sering timbul . Berapa besaran honor yang tepat untuk admin toko online ? UMR kota setempat sudah cukup untuk itu kita tidak perlu SDM dengan pendidikan yang terlalu tinggi misal carilah lulusan SMA/SMK saja, yang penting jujur , mau kerja keras, dan familiar dengan dunia internet. Untuk mencari karyawan yang gampang dapat pasang iklan di internet atau fanspage facebook di kota setempat niscaya banyak yang minat. Dan saya sarankan jangan merektrut saudara atau teman sendiri alasannya ini cenderung tidak profesional dan nantinya kalau ada duduk kasus kita jadi segan untuk menegur atau mengingatkan.
Buat punishment dan reward.
Di dikala karyawan anda sudah mencapai taget omzet tertentu atau bahkan lebih , kita dapat berikan hadiah berupa bonus . dan kalau ada kesalahan mengenai proses tansaksi maka si karyawan harus di ingatkan dan memang kalau tidak dapat di tolelir maka harus mengganti kerugian akhir kesalahan yang di lakukan. Tujuanya biar tidak teledor mengulangi kesalahan yang gotong royong dapat dihindari.
Dan biar semua hal tadi berjalan lancar maka perlu pribadi di praktikan. Sambil jalan dapat di lengkapi dan penilaian biar lebih sempurna. Karena niscaya masing-masing punya sistem sendiri dan akan berbeda prakteknya tergantung kebutuhan bisnis. Jika semua sudah berjalan dengan sendirinya maka kegiatan bisnis anda dapat anda tinggalkan , Goal sebagai pemilik perjuangan biar naik kelas yaitu ketika bisnis tetap jalan tanpa harus ada anda. Makara anda sebagai owner dapat punya waktu fokus untuk memikirkan mencar ilmu pengembangan diri dan bisnis.